Tapahtumat osana verkkoliiketoimintaa tekevien yritysten markkinointia

Tapahtumat tuottavat kullan arvoista dataa

Modernit organisaatiot osaavat tänä päivänä järjestää tapahtumia monimuotoisesti, eli kokoamalla ihmisiä livenä yhteen, verkkotapahtumina tai näiden muotojen sekoituksena, eli hybridimuodossa. Olemme tutkineet ja seuranneet toimialamme sekä sen tarjoamien palveluiden kehitystä viimeisen kahden vuoden ajan ja uskallamme väittää, että suurin osa yrityksistä toteuttaa tapahtumia monimuotoisesti hyödyntämällä toisistaan erillään olevia teknologia ja palveluita, jotka eivät keskitetysti kerää tietoa tai vie niitä esimerkiksi markkinoinnin elintärkeisiin taustajärjestelmiin kuten CRM:ään. Miksi tämä on ongelma? Ongelmia voi muodostua monestakin eri asiasta, mutta selkeämmäksi näistä korostuvat mielestämme seuraavat. Tiedot voi vaikka olla erilaisissa muodoissa eri järjestelmissä, jolloin niiden yhteensovittaminen on haasteellista. Tiedoissa saattaa olla myös päällekkäisyyksiä, joka taas äskeiseen viitaten tulee ongelmaksi sekä eri muodon mutta myös keräämistavan ja järjestelmän tulkitsemisen suhteen. Myös mitä useammasta lähteestä dataa kerätään, sitä suuremmaksi tulee riski, ettei kaikki tärkeä data tule perille päätöksen tekemiseen. Mitä vähemmän on eri järjestelmistä ohjautuvaa dataa, sitä enemmän voidaan varmistaa kokonaiskuvan muodostuminen. Seuraavassa kuvassa on havainnollistettu visuaalisesti sama asia. 

Omaa aikaa on rajallisesti ja sillä on aina hinta

Tyypillisesti organisaation koosta riippumatta, on vain yksi tai muutama henkilö, jotka työskentelevät yrityksen eri muotoisten tapahtumien ja tilaisuuksien parissa. Tapahtumat ja tilaisuudet edustavat tyypillisesti vain murto-osaa arjen vastuista, joten niihin käytettävä aika tulisi olla tehokasta. Meidän tekemien havaintojen mukaan, organisaatio, joka keskittää live, verkko sekä hybriditapahtumien toteuttamisen yhden alustan päälle, saavuttavat hyvin tyypillisesti alle puolessa vuodessa kymmenien tuntien ajansäästöä, joka voi tarkoittaa prosentuaalisesti jopa 20-30% tehokkaampaa ajankäyttöä. Tehokkuus tulee yksinkertaisuudessaan siitä, että on vähemmän käytettäviä palveluita, sekä työn jouhevuus lisääntyy merkittävästi. Tiedämme myös tutkimuksista, että usean eri asian välillä hyppiminen, eli niin sanottu multitaskaus, laskee suorituksen tuottavuutta merkittävästi sekä lisää stressiä, eikä se ole vaihtoehto, jota halutaan  (Buser & Peter, 2011). Ja sitähän eri järjestelmien välillä vaihtelu on, sillä usein erilaiset järjestelmät ovat toimintaperiaatteeltaan erilaisia, eivätkä tue toisiaan, jolloin riittäisi, että asian edistäisi vain yhdessä järjestelmässä, vaan turhaa asioiden toistoa tulee väistämättä. Seuraavassa kuviossa on esitelty sama asia visuaalisesti. 

Hyvät asiakaskokemukset ovat vaikuttavampia

Edelliseen kohtaan relevantisti sidoksissa oleva ajankäyttö on tyypillisesti syypää myös siihen, miksi tapahtumien prosessit, lomakkeet tai verkkoalustat joudutaan tekemään kiireellä. Tyypillisesti organisaatiossa tapahtumia tekevät henkilöt eivät käytä kyseisiä palveluita tai teknologioita päivittäin, mikä tekee työskentelystä aina hiukan hitaampaa. Kiire ja muut hankaluudet usein puolestaan näyttäytyvät organisaatioden tapahtumien osallistujille epäammattimaisina, joskus sekavina, toisinaan epäselvinä ohjeina. Tähän on hyvä kiinnittää huomiota, sillä miksi tehdä jotain, mitä ei voi tehdä hyvin? Tapahtumat ja tilaisuudet ovat yksi vaikuttavimmista markkinoinnin työkaluista, joilla voidaan esimerkiksi kasvattaa tuotetietoisuutta, parantaa yhteisöllisyyttä tai viestiä yrityksen arvoista ja ydinviesteistä kohdennettuihin osallistujaryhmiin. Tämän takia tapahtumia kannattaa tehdä, tänä päivänä monimuotoisesti, sekä huolehtia siitä, että osallistujakokemukset ovat ensiluokkaisia, eikä työnjälki kärsi esimerkiksi sen takia, että organisaatiossa on liikaa työkaluja, joiden avulla näitä yritetään toteuttaa. 

Miksi yksityiskohdilla on merkitystä?

Tapahtumilla suuri merkitys yrityksen markkinoinnissa, asiakkaiden sitoutumisessa, joten siksi asia ei ole vähäpätöinen. Tapahtumat tulisi aina nähdä osana isompaa kuvaa ja jatkuvuutta. Tausta tulisi aina tulla strategiasta ja isommista tavoitteesta, jotka määrittävät tarkemmin jokaisen tapahtuman resurssit ja tavoitteet. Kaiken taustalla tulisi myös olla aiempi data ohjaamassa tätä sekä yleisesti ymmärrys aiemmista tapahtumista. Samalla on kuitenkin otettava huomioon myös osallistujan näkemykset asiaan. Vasta näihin perustuen voidaan lähteä toteuttamaan tapahtumaa aina tapahtumamuodon valinnasta onnistumisen arviointiin. Seuraava kaavio on Livetolla kehityksessä oleva viitekehys tapahtumien hahmottamiseen osana yritysten markkinointia, isompaa kuvaa ja tavoitteita. 

Lähteet:

Buser, T., & Peter, N. (2012). Multitasking. Experimental economics : a journal of the Economic Science Association, 15(4), 641-655. https://doi.org/10.1007/s10683-012-9318-8